L’importance d’un manuel de procédure pour les organisations non gouvernementales  n’est plus à démontrer. En effet, de par leur nature, ces dernières sont appelées à exécuter des opérations dont le cycle, c’est – à- dire les étapes à suivre pour leur réalisations, doivent être scrupuleusement respectés, de crainte que le fonctionnement normal de toute une structure ne soit désarticulée.

• De manière générale, un manuel de procédures a pour but d’améliorer le fonctionnement de l’activité et permet notamment de :

• Définir les étapes à suivre dans l’exécution des activités principales de l’institution ;
• Tracer les filières que devront emprunter les pièces justificatives tant internes qu’externes ainsi que le cycle idéal pour la réalisation des travaux comptables ;
• Définir les attributions dévolues aux différents préposés à chaque étape d’exécutions des opérations ;
• Connaître les outils dont doivent disposer les intervenants chargés d’exécuter les opérations ;
• Identifier les types de contrôle fondamentaux à effectuer à priori ou posteriori : Contrôle journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel ;
• Comme les différents niveaux de contrôle : auto – contrôle, contrôle hiérarchique, audits interne et externe et l’inspection ;
• Indiquer, pour les procédures administratives, les responsabilités dans l’engagement de l’institution et le schéma de traitement des dossiers et les modalités de gestion des ressources humaines.

Bref, le manuel de procédures constitue un excellent et indispensable instrument de travail dont les directions générales des ONG doivent se servir pour asseoir une gestion saine et transparente et ainsi assurer la pérennité de leurs activités. 

Ce manuel clarifie également  toutes les relations fonctionnelles du cadre institutionnel et garantit la pérennité de l’organisation aux moyens de points suivants :

•  La  gestion administrative, mécanisme et fonctionnement des  Ressources humaines.
• La gestion des ressources financières, mécanisme de contrôle des procédures financières et comptables
• La gestion des ressources matérielles, mécanisme de contrôle et de suivi de l’utilisation de charroi automobile.

GESTION ADMINISTRATIVE

 ATADC met à son sein l’ensemble de lignes maîtresses pour mieux coordonner et superviser la gestion de son personnel. 

 Le guide de gestion des ressources humaines

 Le guide de gestion des ressources humaines de l’ATADC est constitué des éléments suivants : 

• Processus de recrutement
• Formation, recyclage et perfectionnement du personnel
• Horaires de travail
• Description des tâches des cadres de direction et des employés
• Eléments de rémunération
• Gestion de dossier du personnel
• Relevé de présence
• Sanction disciplinaire et autres dispositions relatives à la gestion des ressources humaines.
• Congés des travailleurs
•  Evaluation du personnel

Processus de recrutement

Procédures 

 Le recrutement de tout agent de la huitième ATADC est soumis à une procédure suivante :

• La définition du poste à pourvoir ;
• La définition du profil de candidat selon les exigences du poste à pourvoir notamment, la liste des tâches qu’il est appelé à accomplir ;
• L’appel d’offre de candidature par la publication du profil
• L’évaluation des candidats par une commission (test d’embauche) ;
• Le processus d’engagement comprenant : La convocation du candidat et Le début et la fin de la période d’essai.

Niveaux de compétence d’engagement 

 L’engagement se fait sur proposition du Coordinateur ou du chargé administratif selon les critères, la procédure et conformément à l’état de besoin approuvé par l’Assemblée Générale.

 Contrat de travail et Job description

 Avant d’entrer en fonction tout agent  recruté signe un contrat de travail définissant ses droits et devoirs ainsi que les droits et devoirs de l’ATADC. 

Le contrat de travail de chaque employé ainsi que son job description font partie intégrante du présent règlement du personnel, mais vu leur caractère particulier, ils sont présentés dans des documents à part.

 Période d’essai

 Tout contrat de travail à durée indéterminée est assorti d’une période d’essai de 6 mois pour le Coordonnateur et 3 mois pour les autres agents.

Pour les contrats à durée déterminée, la période d’essai sera appréciée par la coordination du projet.

Engagement définitif

 La notification d’engagement définitif est faite par le Coordinateur sur décision  sur base de rapport d’évaluation de la commission de recrutement.

 Formation, recyclage et perfectionnement du personnel

 A travers les projets de développement, les donateurs des fonds financent des activités de formation tendant à promouvoir la réalisation des objectifs et des résultats attendus. Les participants aux activités de formation sont les bénéficiaires des programmes et projets ainsi que les membres du personnel.

 NB : Pour les actions  de formation, d’organisation de séminaires, d’ateliers et de toute autre   rencontre technique et scientifique, il y a lieu de respecter les procédures définies dans cette partie. Il doit être élaboré, une fiche technique définissant :

• Intitulé de l’opération (formation) en précisant la nature de séminaire, réunion  scientifique, cours…
• Les objectifs
• Le nombre des participants.    

Horaires de travail

Durée et l’horaire de travail

 Les jours de travail vont du lundi au vendredi. 

L’horaire de travail se présente comme suit :

• De 8h°° à 12h30 avec une pause allant de 12h30 à 13h 30
• La journée s’achève à 16h°° mais la coordination peut solliciter les sens d’abnégation du personnel en cas de nécessité.

Ponctualité: Les heures d’arrivée et de départ sont déterminées dans l’horaire ci-dessus. A son arrivée et à son départ, chaque agent inscrit son nom et l’heure dans le registre destiné à cet effet. Les  retardataires doivent justifier leur retard à leur chef immédiat.

 Description des tâches des cadres de direction et des employés

 Le coordinateur 

 Il coordonne toutes les activités administratives, financières et techniques de l’ATADC, il a pour rôle spécifique de :  

• Concevoir et élaborer l’organisation générale
• Définir et attribuer les tâches pour le personnel de l’ATADC
• Elaborer et mettre en œuvre les outils de suivi et évaluation du personnel
• Assurer la formation du personnel
• Organiser et tenir les réunions de travail pour le renforcement des capacités de ses collaborateurs
• Examiner et approuver les rapports des collaborateur
•  Représenter l’organisation auprès des partenaires sur autorisation du Coordonnateur
• Assurer  l’engagement et le licenciement ou la révocation des agents d’exécution, déterminer leurs pouvoirs, rémunération et attribution
• Présenter et défendre le budget à ses partenaires
• Présenter et défendre le rapport financier auprès des partenaires

Le responsable administratif

 Il  a pour mission de : 

• Participer à toutes mesures de gestion et d’administration que la maison jugera utile
• Participer aux réunions du personnel
• Superviser les activités quotidiennes de l’ATADC liées à ses attributions
• Examiner et analyser les Etats de besoins soumis par différents services et donner ses avis à la coordination
• Veiller à l’application des décisions de la coordination
• Concevoir et proposer la politique des ressources humaines de l’ATADC
• Veiller à l’utilisation, à l’application et à l’exploitation des outils de gestion administrative
• Etablir la liste de présences journalières et évaluer les agents
• Calculer le salaire du personnel et opérer les retenus des différentes taxes (IPR, INSS et tout autre cotisation
• Tenir et gérer les dossiers du personnel en ce qui concerne les dossiers administratifs, le profil des candidats, les modalités de recrutements, la rémunération, la formation, les missions et les sanction
• Proposer les dossiers d’engagement à la direction   

 Les assistants du Coordonnateur chargé des projets 

 Il a pour tâche de seconder le coordonnateur  dans toutes ses attributions. Cependant, il a pour mission spécifique de :

• Elaborer le plan de mobilisation des ressources financières
• L’approbation de plan d’exécution des ouvrages ;
• L’approbation de planning d’exécution des travaux.
• Assurer le suivi des activités sur terrain 

Le responsable chargé des finances

 Il s’occupe à :

• Elaborer la planification financière et le plan de trésorerie de l’ATADC
• Exécuter  le budget approuvé par le coordinateur
• Proposer au Coordonnateur des dépenses journalières conformément au plan de trésorerie et à l’état prévisionnel des pièces justificatives
• Présenter les rapports périodiques  (mensuel, semestriel et annuel au coordonnateur)

Le logisticien

 Il s’occupe à la gestion du patrimoine de la structure :

Il est chargé de :

• Recenser tous les besoins en fournitures, consommables, en matériel, équipement etc.
• Tenir à jour les inventaires de tous les biens et fournitures de l’ATADC
• Valoriser tous les éléments d’actifs immobilisés à leurs coûts d’acquisitions et en relever progressivement les amortissements par méthode linéaire.
• Assurer la maintenance de tout le patrimoine de l’ATADC
• S’occuper des formalités de voyage et organiser le transpor
• Gérer le charroi automobile
• Etablir la fiche d’entretien automobile et le carnet de bord - S’occuper de la logistique (restauration, hébergement etc.

Le chauffeur 

 Responsable du charroi automobile mis à sa disposition (contrôle et entretien)

• Conduit sur ordre de la hiérarchie et suivant l’itinéraire demand
• Assure la sécurité avec respect des passagers à bord du charroi
• Propose les interventions à réaliser sur le charroi
• Présente des rapports verbaux ou écrits sur l’état du charroi à la hiérarchie
• S’assure de l’état du véhicule avant de l’engager sur terrain

Le comptable 

 Il s’occupe de l’enregistrement des opérations journalières de la structure 

Il est chargé de :

• Elaborer  et mettre en place le cadre comptable
• Tenir à jour la comptabilité
• Tenir à jour les fiches d’amortissements des éléments d’actifs immobilisés
• Elaborer le tableau de synthèse notamment le bilan, les comptes d’exploitation et le publie selon la périodicité réglementaire
• Exécuter toute autre tâche lui confiée par le chargé des finances ou la coordination
• Préparer et présenter les états financiers de l’organisation et le présenter aux bailleurs de fonds et à la coordination
• Veiller à ce que les dépenses budgétaires soient couvertes par les recettes prévues 

 Le caissier 

 La caisse  est gérée par un (e) caissier (e) avec comme attribution :

• Gérer la caisse au quotidien ;
• Tenir le livre de caisse
• Saisir des documents
• Enregistrer régulièrement les opérations de caisse et les transmettre à la comptabilité
• Etablir le bon de sortie, entrée et le soumettre à l’approbation conjointe de la responsable financière
• Exécuter les dépenses sur ordre de la coordination en collaboration avec la responsable financière et enregistrer les recettes
• Rendre au compte au service des finances
• Dresser le rapport journalier de caisse
• Inventorier physiquement la caisse par un décompte détaillé
• Remettre les fonds aux agents ou fournisseurs moyennant pièces justificatives valables
• Retirer le fonds à la banque
• Remettre les chèques à l’encaissement
• Classer pour la comptabilité toutes les pièces justificatives affectées des numéros d’ordre consignés dans les titres de caisse
• Exécuter les dépenses suivant la procédure établie par ATADC
• Exécuter  toute autre tâche lui confiée par le comptable ou le chargé des finances.

Eléments de rémunération

 La rémunération des agents de l’ATADC doit être composée essentiellement de : 

• Salaire de base
• Des primes liées au salaire
• Des avantages sociaux

La rémunération doit toujours être accompagnée d’un bulletin de paie. Eviter le paiement de salaire sur base d’un reçu ou bon de sortie caisse. Au bon de sortie caisse vous devriez  attacher le bulletin de paie dûment signé par le Coordinateur et l’agent qui a touché son salaire ; une procuration en bonne et due forme, peut intervenir en cas de nécessité.

 La rémunération effectivement payée à l’agent est conforme au budget accepté par les bailleurs de l’ATADC.

 NB : Les retenues sont opérées conformément à la loi.

Tous les autres avantages et dispositions pour la gestion du personnel trouveront une ou des références dans le code du travail, les conventions collectives ou autres instructions de service. Cependant, certains avantages  peuvent intervenir si les bailleurs de fonds l’ont prévu dans le budget à savoir :

• Les gratifications ;

• Les congés annuels et autres congés payés ;

• Des décomptes finals et autres que le bulletin de paie.

 NB : Cela est payé sur des documents autres que le bulletin de paie et il est aussi à noter que  le calcul des salaires :

 se fait par le coordinateur et/ou le chargé du personnel sur base du barème et des listes de présence détenues par la coordination ou le service du Personnel ;

 La vérification des calculs est faite par la coordination ou le service du Personnel qui détient une copie du barème et des salaires en vigueur et après consultation des listes de présence ;

 Le coordinateur approuve la rémunération globale sur base des calculs et vérifications respectivement issues du service du personnel. 

Gestion de dossier du personnel

 Le dossier du personnel, confidentiellement classé au sein du service du personnel contient les éléments suivants :

1. Une demande d’emploi
2. Une copie de la lettre d’embauche
3. Une copie du contrat de travail dûment signé par l’agent et par le Coordinateur ;
4. Un certificat d’aptitude physique ;
5. Des titres scolaires et académiques ;
6. Une copie des attributions des tâches ;
7. Une fiche de renseignements ou fiche signalétique ;
8. Le planning de congé ;
9. Une fiche d’évaluation ;
10. Une attestation de mariage ou de célibat selon le cas ;
11. Une attestation de composition familiale
12. Une ou des attestations de naissance de chaque enfant déclaré
13. Toute correspondance échangée entre l’agent et l’ATADC.

Relevé de présence

 C’est un document important pour le calcul des salaires. Il indique le temps réellement presté par les agents : 

• Le relevé de présence est tenu à la disposition du chargé administratif ;
• Le chargé administratif  devra vérifier régulièrement l’exactitude  du temps  presté par rapport au calendrier mensuel, au bulletin de paie et à la connaissance qu’ils ont des présences selon  la surveillance de l’ATADC.
• Le chargé administratif  contresignera une fois la semaine ou le mois des heures prestées ;
• Une demi- heure après l’heure officielle d’ouverture des bureaux, le relevé de présences est retiré de la circulation ;
• Des sanctions sévères seront prises à l’endroit de tout agent qui couvrirait les absences des autres
• Tous les relevés  de présences seront soigneusement classés ;
• Les agents en mission laisseront une copie de leurs ordres de missions auprès du responsable administratif.

Sanction disciplinaire et autres dispositions relatives à la gestion des ressources humaines.

 Il est formellement interdit aux employés de :

1. Se livrer à des activités incompatibles avec les objectifs de la structure et l’exercice de leurs fonctions.
2. Adresser à ses supérieurs toute demande, recommandation ou correspondance sans passer par la voie hiérarchique
3. Accepter directement ou indirectement, tous présents, commissions, indemnités ou autres avantages de forme quelconque, qui seraient en relation directe ou indirecte avec le travail fourni et accordé par les personnes physiques ou morales bénéficiaires  des prestations des services de  ou par l’ATADC des personnes physiques ou morales exécutant un travail pour le compte de l’ATADC
4. Abandonner son poste pendant les heures de service sans autorisation préalable ;
5. Garder, sans raison apparente, des documents, matériels ou équipements de la structure
6. Venir au travail en état d’ébriété ou de fatigue caractérisée ,
7. Mener des transactions commerciales ou financières avec les fonds de la  structure ;
8. Mener des activités concurrentes à celles de la structure
9. Se livrer à l’improbité : aux injures, médisances, calomnies, dénigrements à l’égard de l’employeur ;
10. Se livrer à des actions immorales au lieu de travail ;
11. S’approprier du matériel de la structure sans autorisation
12. Divulguer les secrets professionnels
13. Se permettre une absence non justifiée ;
14. Manifester une inaptitude professionnelle ;
15. Manifester une attitude ou comportement discriminatoire au service ;
16. Se livrer aux actions d’insubordination ;
17. Se livrer aux violences verbales ou physiques
18. Se livrer aux faux et usage des faux
19. S’absenter pendant les heures de service.

Sanctions 

Peines prévues 

Tout manquement de l’employé aux obligations qui lui incombent constitue une faute disciplinaire qui, suivant sa gravité, peut être sanctionnée par l’une des peines suivantes :

• L’avertissement oral ou écrit ;
• Le blâme oral ou écrit après un avertissement ;
• La mise à pied de 15 jours avec privation de salaire ;
• Le licenciement avec ou sans préavis selon le cas.

Champs d’applications

Les sanctions énumérées , s’appliquent dans des cas limitatifs

ci-après :

• Retards répétés ou non motivés ;
• Absence (s) ou abandon de poste sans justification valable ;
• Lenteur ou retard volontaire au travail ;
• Infraction à la discipline ou manquement par rapport à son cahier de charges ;
• Désertion ;
• Destruction volontaire des outils de travail ;
• Insubordination ;
• Détournement ou vol.

Séparation

•   Démission : C’est une séparation initiée par le membre du personnel. Le préavis est payé tel que mentionné dans le contrat. Le crédit de congé continue à courir. A la discrétion de la Direction, le démissionnaire peut être autorisé à prendre son congé pendant la période.
• Séparation pour fin de projet : Si le contrat arrive à expiration à la fin du projet, le personnel doit être prévenu un mois avant la fin du projet.
• Séparation pour indisponibilité du budget : Le préavis sera calculé et payé selon les modalités du contrat et le crédit de congé s’arrêtera au début de la période de préavis.
• Séparation pour faute lourde : Pour toute faute considérée comme lourde, le cas doit être soumis à l’Assemblée Générale. Dans le cas où la responsabilité du membre du personnel est confirmée, et après approbation du Directeur du projet, le contrat doit être immédiatement rompu et aucune indemnité de licenciement ne peut être payée.

Congés des travailleurs

Les jours fériés 

 Les jours fériés légaux sont considérés comme congé de plein droit y compris les samedis et les dimanches. Le principe de récupération pendant les jours ouvrables peut être admissible pour des raisons d’austérité budgétaire. Actuellement l’Etat congolais reconnaît les jours fériés légaux suivants :

• le 01/01 : Nouvel an
• le 04/01 : Journée des martyrs de l’indépendance
• le 16/01 : anniversaire de la mort de Mzee KABIL
• le 17/01 : anniversaire de la mort de Patrice Emery LUMUMBA
• le 01/05 : fête de Travail
• le 17/05 : journée de la troisième République
• le 30/06 : fête de l’indépendance
• le 01/08 : fête des parents
• le 25/12 : fête de Noël 

Dans le cas où l’un des jours fériés légaux ainsi déterminés coïncide avec un dimanche et/ou samedi, le congé relatif à ce jour est pris le jour précèdent.

Congé de circonstance

Les congés de circonstance sont : 

• Le mariage de l’agent : 4 jours consécutifs ouvrables
• Le mariage de l’enfant de l’agent : 3 jours ouvrables
• Mutation ou déménagement : 2 jours ouvrables
• Accouchement de l’épouse de l’agent : 3 jours ouvrables
• Décès d’un parent du premier degré de l’agent ou son épouse : 6 jours ouvrables
• Décès d’un parent du deuxième degré : 4 jours ouvrables
• Congés de maternité : 14 semaines
• Congés de paternité : 4 jours

NB : le congé peut être pris en deux tranches.

 Congé annuel

 Conformément au code du travail congolais, tout employeur est tenu d’accorder un congé annuel au travailleur. La durée du congé annuel pour le travailleur est de un et demi jour ouvrable par mois soit 18 jours auxquels il faut ajouter 2 jours ouvrables par tranche de 5 ans d’ancienneté dans l’ATADC.

Congé  maladie

 Le congé maladie certifié est accordé pour une durée maximale de 24 jours par année. Il doit obligatoirement être étayé par un certificat d’arrêt maladie délivré par un médecin membre de l’Ordre National des Médecins.

 Durant cette période de 24 jours de congé de maladie, l’employé perçoit intégralement son salaire. A partir du 25ème jour, chaque jour de congé de maladie sera automatiquement déduit des congés annuels. A l’épuisement des congés annuels, l’employé perçoit le tiers de son salaire jusqu’au terme de son contrat dont le renouvellement ne peut être envisagé en absence d’un certificat médical attestant qu’il est apte à réintégrer son poste.

 Evaluation du personnel

 L’évaluation du personnel intervient une fois l’an à la fin de chaque projet suivant les critères suivants :

• Esprit d’équipe
• Qualité du travail
• Aptitude  à la communication
• Compétences et connaissances techniques
• Organisation de travail
• Procédures et sécurité

NB : les critères d’évaluation  des objectifs des performances sont déterminés par l’agent et son superviseur  lors de son engagement sur base de son job description. 

LA GESTION FINANCIERE DE L’ATADC

Généralité 

L’objet de la procédure comptable et financière est de garantir la fiabilité de l’information financière et comptable par la mise en place des mécanismes appropriés en vue de faciliter l’enregistrement et le traitement des données comptables et assurer le contrôle sur l’exactitude des opérations enregistrées.

Organisation générale du système comptable

La comptabilité de l’asbl-ATADC est arrêtée à la fin de chaque mois. La section comptable édite chaque mois le grand livre, les balances (générale et budgétaire) et les états de suivi budgétaire consolidés.

Le reporting financier est présenté à la coordination pour approbation à la fin de chaque mois. Il comprend les états ci-après :

• Balance générale des comptes (comptabilité générale et budgétaire)
• Etats récapitulatifs de la situation des projets lancés et exécutés intégralement ou partiellement.
• Etat de suivi budgétaire
• Plan de trésorerie général
• Etat de réconciliation bancaire
• Etat de rapprochements (banque et caisse)
• Etat des immobilisations et des stocks
• Bilan

Les états financiers annuels de l’ATADC sont élaborés sous la responsabilité du chargé des finances.

Règles et principes comptables

 Méthode de comptabilisation 

Les mouvements affectant le patrimoine de l’ATADC  et le fonds lui confiés par des tiers sont enregistrés opération par opération sur le journal des écritures comptables.

Toute écriture comptable est enregistrée sur base d’une pièce justificative qui doit préciser :

• L’origine
• Le libellé ou la nature de l’opération
• Le montant
• La codification (Imputation comptable et budgétaire)
• La date
• La nature et les références de la pièce justificative
• La / les signatures dûment autorisée (D) 

Enregistrement correct et journalier des opérations  

• La comptabilité doit être clôturée journellement. Les procédures utilisées doivent garantir que la comptabilité réponde aux critères ;
• D’exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable.
• De réalité : tout enregistrement est justifié par une opération et l’existence d’une pièce justificative.
• D’exactitude : absence d’erreurs dans la comptabilisation des montants
• De validité : autorisé par la coordination 

Les enregistrements se font dans les livres et les journaux comptables conformément aux principes comptables généralement admis.

Toute opération concernant l’exécution d’un projet est également enregistrée dans la liste de dépenses de ce projet.

 Mode d’enregistrement des opérations 

Le système comptable retenu est une comptabilité d’engagement. Les opérations sont comptabilisées dès leur engagement à la réception des factures ou à l’émission des pièces des dépenses caisses ou banques, etc.)

Les journaux auxiliaires et livres comptables suivant sont tenus :

• Journal banque  pour le compte de chaque projet
• Journal  caisse  pour chaque projet
• Le grand livre 

Conversion des transactions en dollars américains (USD)

Le dollar américain (USD) est la devise retenue pour la présentation des états financiers.

En RDC, le système monétaire a opté pour un taux de change flottant. Le Franc congolais (CDF) et le dollar américain (USD) constituent les principales devises utilisées d’une manière concurrente dans les transactions commerciales. Il est possible que, pour une facture payée en USD, la monnaie soit rendue en CDF. Dans ce cas, le taux appliqué pour cette opération doit être marqué sur la pièce justificative relative à l’opération.

Les états financiers de l’ATADC sont présentés en USD. Un livre comptable sera tenu par devise et les soldes seront consolidés à la fin du mois. En cas de nécessité, le chargé des finances est tenu aux devises au taux officiel pour alimenter la caisse en Francs congolais. Le taux officiel peut être vérifié sur le site web de la Banque Centrale du Congo (www.bcc.cd)

Pour les opérations effectuées en provinces, c’est le cours local de change qui est en application.

Justification des dépenses 

Toutes les opérations doivent être appuyées par des pièces justificatives fiables :

• Facture, approuvée par l’utilisateur et éventuellement accompagnée par un bon de commande, bordereau de livraison, bon de réception, convention au contrat de prestation de service.
• Note de débit ou de crédit
• Reçu de caisse d’un tiers
• Quittance de l’administration publique
• Relevé de frais bancaires
• Formulaire interne de justification des dépenses
• Fiches des frais fiable d’utilisation des fonds sans reçu d’une facture
• Déclaration de créance 

Classement et conservation des pièces comptables 

 Généralement, toutes les pièces comptables sont classées et tenues par la section comptable en ordre chronologique suivant une séquence annuelle continue et par nature ou catégorie d’opération ; toutes les pièces d’un projet sont gardées dans un classeur réservé pour ce projet. Les pièces concernant le fonctionnement de l’ATADC sont classées selon leur nature (salaires, fournisseurs réguliers, etc.). Ces pièces doivent être des originaux à conserver pendant une durée légale de 10 ans.  

Au cas où les originaux sont réclamés et envoyés aux bailleurs de fonds, ATADC peut s’organiser avec ses fournisseurs pour obtenir des factures en double original en vue d’assurer la conservation des pièces telle que exigée par la loi.

Principes comptable

La permanence des méthodes

Il convient de respecter les principes et méthodes d’évaluation ou de présentation utilisés par les exercices antérieurs. Tout changement de méthode doit être suffisamment justifiée et démontrée l’incidence sur les comptes.

 La non compensation des créances et dettes ou des produits et charges

Toutes les créances et dettes doivent être enregistrées et présentées directement dans le rapport financier sans aucune compensation, y compris dans le cas où une même personne est créancière et débitrice.

 Principe de nominalisme

Il consiste à respecter la valeur nominale de la monnaie sans tenir compte des variations de son pouvoir d’achat. Il suppose donc que l’unité monétaire est une unité de mesure stable utilisable sur plusieurs périodes. Les comptes de l’ATADC sont tenus en USD.

Principe de bonne information

Au-delà de la conformité aux règles et aux principes, le problème essentiel est d’apporter une information satisfaisante aux différents utilisateurs des documents financiers, c’est-à-dire, une information suffisante, satisfaisante, concise, cohérente, utile et exploitable.

La séparation des Exercices

Les produits et les charges doivent être enregistrés dans l’exercice comptable qui les a engendrés.

Résultat zéro

La somme totale des dépenses relatives à l’exécution d’un projet doivent correspondre au montant de subventions. Le solde dans ce cas doit être zéro. En cas de reliquat, une proposition d’utilisation doit être adressée au bailleur pour obtenir son non objection. 

Normes de présentation des états financiers

La présentation des états financiers doit tenir compte de la réglementation congolaise en la matière, des principes comptables généralement admis ainsi que des exigences soient conforment aux règles non évoquées.        

Les principes essentiels de présentations des états financiers sont : 

• Justification complètes de l’emploi des ressources financières d’origine interne ou externe.
• Présentation sincère et image fidèle de la situation et de la performance financière  dans les états financiers.
• Les états financiers doivent rendre compte de toutes les informations pertinentes et doivent être accompagnés de notes complémentaires expliquant ou fournissant des observations sur les différents comptes
• Mention complète des principes comptables et politiques financières adoptés.
• Séparation des comptes entre les différents projets. Toutes opérations ne peuvent se référer qu’à un seul projet. 

ORGANISATION DES PROCEDURES FINANCIERES

 ATADC est responsable de la gestion de toutes les ressources mises à sa disposition  par les agences du Système des nations unies et les autres donateurs des fonds dans le cadre des projets et programmes exécutés.

Dès sa signature par les différentes parties concernées, le document de projet devient le cadre juridique qui confirme :

• La disponibilité des ressources
• La satisfaction de toutes les conditions et facteurs essentiels à son exécution.
• La volonté commune des parties à réaliser les résultats et objectifs retenus.

 Ouverture et clôture du compte bancaire

• Un compte bancaire doit être ouvert  au nom de chaque projet et programme exécuté.  Dans le cas où les conditions locales ne permettent pas l’ouverture des comptes distincts pour les fonds des projets et programmes, un compte général auprès d’une banque peut être utilisé, à condition qu’il soit possible de suivre et de vérifier facilement les fonds alloués à chaque projet et programme. Il faut néanmoins demander et obtenir une dérogation auprès des donateurs des fonds.
• Le numéro du compte, les noms et les qualités des personnes chargées de le gérer ainsi que les spécimens de leurs signatures doivent être transmis aux donateurs des fonds. Les titres de paiements (chèques, ordre de virement, …) doivent porter impérativement une double signature. Il est recommandé d’avoir au moins trois signataires afin de pallier aux éventuels retards dans les opérations de paiement dus à l’absence ou à l’indisponibilité de l’un des deux signataires. 
• A la fin des projets et programmes exécutés, les comptes bancaires ouverts à cet effet doivent être clôturés et les soldes disponibles éventuels  transférés aux comptes des donateurs des fonds.

Gestion des encaisses

 La gestion des encaisses se fait au moyen d’un coffre-fort dont son accès est limité par le comptable et la caissière. En cas d’absence de l’un ou de l’autre, la coordination désigne une autre personne pour assurer cette tâche.

Le plafond journalier de la caisse est fixé à USD 200 

Principes de gestion de fonds extérieurs

 L’utilisation des fonds de partenaires extérieurs suit strictement les accords et consentions signés avec ces derniers. Le chargé de projet (coordonnateur) est responsable de cette fidélité aux accords.

Les fonds mis à disposition par un partenaire ne doivent être utilisés que dans le cadre budgétaire défini et convenu avec lui (montant, nature, rubrique).

Toute différence de dépenses par rapport au budget dépassant les 15 % doit immédiatement être signalée au bailleur. L’accord du bailleur est nécessaire pour la continuation des opérations.

La réaffectation des reliquats (fonds, dons en nature) à d’autres projets, ne peut pas se faire sans l’accord écrit du partenaire.

 PROCEDURES D’ENCAISSEMENT ET DE DECAISSEMENT

 Procédures d’encaissement en espèces

 L’encaissement des fonds peut intervenir :

• pour un retrait de fonds d’un compte bancaire pour alimenter la caisse ;
• pour le jugement d’un service rendu ;
• pour le versement d’un solde dans le cadre de la justification d’une avance ;
• pour tout suivi autre en espèces.

Procédures d’encaissement par voie bancaire.

 Normalement, l’encaissement par voie bancaire se fait à la réception d’un avis de crédit qui est confirmé par l’extrait de compte bancaire. Cet encaissement peut avoir lieu par chèque ou par ordre de paiement. La procédure en est la même que pour l’avis de crédit jusqu’au rapport de la trésorerie.                                                                      

Ensuite,L

• La trésorerie remet le chèque ou l’O P à la banque de qui elle retire le bordereau de versement.
• La trésorerie présente le bordereau du versement au chargé des finances pour connaissances,
• Le chargé de finances remet le document à la comptabilité pour saisie en attendant l’extrait de compte.

A sa réception, l’extrait de compte de la banque suit le même cheminement que l’avis de créér

Procédures de décaissement des fonds  

Le service Financier du projet procède à tout paiement après vérification de la conformité des documents qui y sont attachés (bon de commande, contrat, bon de livraison ou certification de service rendu, ordre/rapport de mission…). Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnées du fournisseur, la date d’émission, l’identité bancaire, fiscale, le numéro du registre de commerce, et le cachet du fournisseur. La quantité, la nature, et les prix doivent clairement apparaître et ne doivent être ni rayés, ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est strictement interdite.

 Requête de paiement et certification de service rendu

Les factures ou toute autre demande de paiement doivent parvenir au service administratif du projet qui doit soit certifier, soit soumettre pour certification. Une fois certifiées, les factures ou demandes de paiement doivent être transmises au service des finances pour préparation des règlements après les vérifications et les contrôles d’usage.

Effectivité de paiement

Le service des finances doit procéder aux paiements suivant les étapes ci-après :

• Vérification de la validité des pièces jointes, et des signatures autorisées ;
• Vérification du respect du processus de la transaction à payer ;
• Contrôle de la disponibilité budgétaire;
• Contrôle arithmétique, établissement de la pièce comptable, et imputation du compte et de l’activité à débiter ;
• Comptabilisation de la pièce comptable ;
• Mise à jour du grand livre des comptes ;
• Etablissement du chèque ou du virement bancaire.

Approbation et signature des titres de paiement

Le Directeur du projet signe conjointement avec une des personnes habilitées à signer sur les titres de paiement. En cas d’absence ou d’indisponibilité du Directeur du projet les deux autres personnes sont habilitées à signer les titres de paiement.

Remise du titre de paiement au bénéficiaire

S’il s’agit d’un chèque, le service des finances doit le remettre en mains propres au fournisseur ou à toute autre personne porteuse d’une délégation contre signature sur la pièce comptable à laquelle une copie de la pièce d’identité doit être attachée.

· S’il s’agit d’un virement, le cachet de la banque sur une copie de l’ordre du virement fait fois. Sur demande du fournisseur, une copie de l’ordre du virement peut lui être délivrée.

 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES.

Gestion des achats et des contrats

 Procédures d’achats 

Pour tout achat, les besoins doivent être exprimés par le service utilisateur au moyen d’une requête (état des besoins) dûment approuvée par la direction du projet. Cette dernière doit s’assurer que la demande formulée cadre avec le programme de travail, et contribue directement ou indirectement à la réalisation des objectifs du projet.

• Pour tout achat dont la valeur dépasse 1 000 USD (mille dollars américains) et inférieur à 10 000 USD (dix mille dollars américains), le projet doit impérativement lancer une consultation auprès d’au moins trois fournisseurs. La même demande de prix doit être adressée à tous les fournisseurs et sur cette demande toutes les informations nécessaires doivent être mentionnées : Quantité, nature, prix, performance, délai de livraison, garantie, etc.
•  Les demandes de prix peuvent être adressées par courrier ou déposées chez le fournisseur contre décharge (accusé de réception) qui sera versée dans les dossiers d’appel d’offres du projet. Une date limite d’acceptation des offres des prix doit être mentionnée sur la demande.
• À la réception des offres, le projet doit les examiner dans les meilleurs délais. Le prix n’est pas l’unique critère de sélection. Les performances, les garanties, la disponibilité sont autant des critères déterminants si la différence entre les offres de prix demeure inférieure à 15%. Le choix opéré doit être approuvé par au moins deux personnes et une note écrite justifiant ce choix doit être signée par le Coordinateur du projet et versée dans les dossiers d’appel d’offres du projet.
• Un bon de commande, signé par le Coordinateur du projet, doit être transmis au fournisseur retenu. Ce bon de commande doit faire référence à la demande et à l’offre de prix. Il doit également mentionner la quantité, le prix unitaire et le prix total et éventuellement la remise accordée par le fournisseur. Le bon de commande doit également mentionner l’adresse à laquelle les biens commandés doivent être livrés.
• En même temps que s’effectue la livraison des biens, le fournisseur doit remettre l’original d’un Bon de Livraison qui mentionne l’ensemble des biens livrés. Une commande peut faire l’objet de deux ou plusieurs Bons de livraison si cette livraison est étalée dans le temps. Le Directeur du projet ou toute autre personne concernée par cette acquisition doit signer le bon de livraison suivi de la mention « Conforme au Bon de Commande N°… du …. ».

Le bon de livraison doit être versé dans les dossiers d’appel d’offres du projet et une copie signée doit être remise au fournisseur. L’agent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison.

• Une copie du bon de livraison signée doit être attachée à la facture finale transmise pour paiement. Les prix mentionnés sur la facture doivent être identiques à ceux mentionnés dans l’offre de prix et  le bon de commande. Toute modification doit faire l’objet de l’accord préalable et justifié du projet.
• Le service financier du projet procède au paiement de la facture après vérification de la conformité avec le bon de commande, et le bon de livraison. Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnées du fournisseur, la date d’envoi, le N° du compte courant bancaire, le N° du registre de commerce et le cachet du fournisseur. Les articles et les prix ne doivent être ni rayés ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est strictement interdite.

• Tout achat de bien ou de service dont le montant est supérieur à 10 000 USD (dix mille dollars américains) doit nécessairement faire l’objet d’une consultation la plus large possible. Les offres reçues doivent être fermées et porter la mention « Ne pas Ouvrir : Offre de prix pour…. ». Toute offre de prix reçue après la date limite mentionnée dans la demande de prix sera automatiquement rejetée. Le fournisseur doit être informé par écrit que son offre n’a pas été examinée en raison de la date limite retenue.

• Le responsable administratif du projet doit ouvrir un dossier spécial pour les achats dont le montant est supérieur à 10 000 USD (dix mille dollars américains). La demande de consultation, la liste des fournisseurs contactés, la lettre d’accompagnement à l’offre de prix des fournisseurs et toute autre pièce jugée importante doit être classée dans ce dossier.

• Le dépouillement et l’analyse des offres doivent être effectués par un Comité d’achat constitué et habilité à statuer sur la sélection des fournisseurs et l’attribution des marchés. Le Directeur du projet concerné par cette acquisition ne doit pas faire partie de ce Comité.

• Le Comité d’achat ouvre les offres, les examine selon des critères préétablis. Chaque page de l’offre doit porter les paraphes de l’ensemble des membres du Comité. Les Offres doivent être classées par ordre de pertinence. Le Comité doit soumettre un rapport de dépouillement et des recommandations au Directeur du projet. Si ce dernier n’approuve pas la recommandation du Comité, il doit justifier et documenter sa décision par écrit.

• Les procédures de commande, de réception et de paiement demeurent les mêmes que celles d’un achat de plus de 1 000 USD (mille dollars américains). Cependant, il est envisageable d’accorder des avances au fournisseur lui permettant de livrer la commande dans les meilleurs délais. Ces avances ne doivent jamais être effectuées en espèces et ne doivent en aucun cas dépasser 25% du montant total des achats.

 Sous-traitance  

• Par sous-traitant on n’entend toute personne morale qui fournit des services ou des biens contre paiement. Un contrat de sous-traitance est un accord conclu entre deux entités en vue de la réalisation d’activités spécifiques ou de la fourniture de biens ou de services spécifiques. La sous-traitance est utilisée lorsque les parties décident que cela constitue le moyen le plus économique et le plus efficace d’obtenir les résultats souhaités.

• Lorsqu’elle est retenue comme ressource pour l’exécution d’un programme, la sous-traitance est une catégorie budgétaire importante qui obéit aux mêmes règles que toutes les autres ressources à savoir la compétitivité, la transparence, le multipartisme. Le recours à l’appel d’offres est une règle obligatoire pour conclure des contrats de sous-traitance sauf lorsqu’il s’agit d’une institution nationale ou d’une agence du système des Nations Unies.

• Les procédures retenues pour les achats des biens et des services pour un montant supérieur à 10 000 USD (dix mille dollars américains) sont applicables en matière de sous-traitance. Si l’enveloppe financière dépasse cinquante mille dollars, l’accord préalable du donateur des fonds est nécessaire avant de conclure le contrat.
• Des avances de fonds peuvent être accordées à la demande du sous-traitant. Le paiement étalé doit généralement être de 15% à la signature du contrat, 35% à la remise du rapport provisoire ou la réalisation d’au moins 70% des travaux et 50% à l’acceptation définitive des travaux.
• Aucune avance en espèce ne peut avoir lieu dans le cadre d’un contrat de sous-traitance et le montant global ne peut être modifié sans une justification approuvée par le Comité d’achat, et devant faire l’objet d’un avenant au contrat initial dûment signé par les parties concernées.
• Le projet doit mettre en place un mécanisme de suivi des travaux conformément aux termes de référence et à l’offre retenue. L’acception finale des travaux doit être approuvée et signée par le Directeur du projet. En cas de litige entre le projet et le sous-traitant, le paiement doit se faire au prorata des travaux effectués. Si le désaccord persiste, le tribunal du siège du projet est compétent pour le régler 

CONTROLE INTERNE

 Le contrôle interne au sein de l’ATADC est assuré par l’ensemble des mécanismes, de gardes fous mis en place pour permettre le contrôle entre responsables à tous les échelons. Ces mécanismes garantissent un contrôle quasi permanent en vue de déceler les erreurs de gestion et apporter les correctifs appropriés.

Mécanisme de contrôle

• Contrôle de la caisse :L’Administrateur Financier procède au contrôle journalier de la caisse en vue de s’assurer du solde présenté à la clôture du livre de caisse. Il présente le PV de ce contrôle à la coordination pour approbation.
• Le rapport d’activité :Le rapport d’activité doit être présenté à la coordination nationale après exécution des tâches sur terrain

•  Contrôle administratif: Le chargé administratif doit s’assurer que tous les outils de gestion du personnel évoqués ci-dessus sont mis en place pour éviter les dérapages dans l’organisation de la structure.

•  les pièces justificatives: Le comptable doit veiller à ce que les factures présentées comme justificatives des dépenses portent un caractère valable.

Suivi des programmes et projets

• Le suivi, l’audit et l’évaluation sont des outils de gestion essentiels qui sont interdépendants et qui se complètent mutuellement. Ces instruments qui aident le projet à s’acquitter de ses obligations de rendre compte de l’utilisation des ressources qui lui sont confiées, offrent une base solide pour la prise de décisions et permettent de tirer des enseignements pratiques de l’expérience acquise.
• Tous les programmes et les projets, quels que soient leur durée et leur budget, doivent faire l’objet d’un suivi et d’un rapport systématique. De même, tous les projets doivent faire l’objet d’au moins une évaluation. La responsabilité du suivi et de l’évaluation incombe à l’institution chargée de l’exécution du projet.
• Dès l’approbation du projet ou programme, un plan détaillé du suivi doit être établit. Ce plan doit mentionner spécifiquement la stratégie de suivi retenue, les rapports à produire, les consultations envisagées et la nature des décisions à prendre.

• Le suivi des activités doit faire l’objet d’un rapport semestriel qui retrace la situation du départ, les activités entreprises, les difficultés rencontrées, les résultats obtenus et le budget engagé par rapport aux prévisions initiales. A partir de l’expérience vécue, le rapport doit formuler des recommandations qui seront examinées par l’ensemble des partenaires.

• Le suivi régulier des activités du projet permet d’apporter les ajustements nécessaires en vue de réaliser les résultats et les objectifs initialement retenus. Le rapport de suivi doit être succinct et précis. L’accent doit être mis sur les difficultés rencontrées et sur les moyens suggérés pour dépasser ces difficultés.

• Les rapports de suivi sont des instruments de base pour la réalisation d’une évaluation ou d’un audit du projet. Les décisions retenues suite aux recommandations formulées dans les rapports de suivi doivent être planifiées dans le temps et toute implication budgétaire doit être approuvée par le donateur des fonds.

Evaluation des programmes et projets

• Chaque programme et projet doit faire l’objet d’au moins une évaluation indépendamment de sa durée et de son budget. Cette évaluation doit être entreprise par une structure externe au projet avec la collaboration étroite du projet et de tous les partenaires.

• En collaboration avec le donateur des fonds, le Directeur du projet doit préparer les termes de référence de l’évaluation et l’étendue de celle-ci qui doit porter à la fois sur les aspects techniques et financiers du projet. L’objectif ultime de toute évaluation est de permettre au projet de mesurer l’impact de son intervention et au donateur des fonds de s’assurer que les ressources engagées ont été utilisées d’une manière efficiente et les objectifs ont été atteints.

• L’évaluation doit également faire ressortir les leçons à tirer et les précautions à prendre lors des prochaines interventions. La pertinence de la modalité d’exécution retenue doit également être évaluée et des recommandations précises et objectives doivent être formulées.

• Le rapport d’évaluation doit être examiné lors d’une réunion qui regroupe l’ensemble des partenaires à un niveau élevé. Le but de cette réunion est de permettre aux participants d’apprécier les acquis, de prendre conscience des difficultés rencontrées, et de prendre les décisions qui s’imposent à tous les niveaux.

Audit des programmes et projets

•  Au moins un audit doit être réalisé pendant la durée de tout programme ou projet exécuté. Tout projet ayant un budget annuel d’au moins  100 000 USD (Cent mille dollars américains) doit être audité. Par ailleurs, le donateur des fonds peut à tout moment demander l’audit d’un projet donné si les conditions l’exigent. Le plan annuel d’audit doit être établit en étroite consultation entre les différents partenaires.

•  L’objectif de l’audit est de donner l’assurance au donateur des fonds que les ressources ont été gérées conformément :

1. Aux règlements financiers
2. Aux  règles et procédures prescrits pour les programmes ou projets.

GESTION LOGISTIQUE

La fonction logistique au sein de l’ATADC a pour objet d’assurer la bonne gestion de toutes les ressources matérielles de l’ATADC.

Les ressources matérielles de l’ATADC sont constituées de :

• Mobilier de bureau ;
• Matériel roulant ;
• Infrastructures (bureaux et locaux),
• Fournitures de bureau et consommables.

De la procédure de la gestion des ressources matérielles de l’ATADC

•  Toute  acquisition d’un bien amortissable est enregistrée dans le registre des biens à son coût d’achat. L’acquisition des fournitures de bureau et des consommables est constatée dans les fiches de stock. Le logisticien tient le registre des biens amortissables et les fiches de stock.

Dans le registre des biens amortissables, chaque bien possède une page dans laquelle sont indiqués le n° (minimum) cadre du bien, sa date d’acquisition, son état initial, son coût d’acquisition, son affectation (location), l’observation ;

• Pour chaque bien amortissables, le logisticien tient une fiche d’amortissement et applique la méthode de l’amortissement linéaire ;

• Le logisticien dresse à la fin de chaque trimestre l’inventaire de tous les biens et fournitures que possède ATADC, il mentionne l’état de chaque bien à la date de l’inventaire ;

• Tous les biens en fournitures de bureau et consommables sont exprimés au logisticien suivant la démarche ci-après :
• le logisticien met à la disposition du service concerné les bons de réquisition,
• le logisticien analyse la demande (bon de réquisition), il prépare la livraison et sert le demandeur  en lui faisant signer la réception de fourniture remise.
• Le logisticien enregistre le même jour dans les fiches de stock, la sortie du stock de biens servis.   

 Gestion du Matériel

• Le matériel financé par le donateur des fonds demeure la propriété du donateur jusqu’à son transfert ou cession. Le matériel peut être transféré à la fin d’un programme ou projet, ou à tout moment pendant la durée du programme ou projet.

• Le matériel et les fournitures ainsi acquis doivent être utilisés aux fins du programme ou projet et bien entretenus. Ils doivent être répertoriés et leur inventaire détaillé et certifié doit être envoyé au plus tard le 15 janvier de chaque année au donateur des fonds. 
• En cas de dommages, de vol ou de perte un rapport doit être soumis au donateur des fonds,   expliquant en détail les évènements qui ont provoqué la perte du matériel. Ce rapport sera utilisé aux fins de l’assurance et, le cas échéant, de mesures disciplinaires seront prises.
• Une fiche d’entretien et d’utilisation doit être maintenue à jour pour tout le matériel roulant et la liste des utilisateurs doit être chaque année communiquée au donateur des fonds.
• Lorsqu’il n’est plus nécessaire aux fins du projet, le matériel peut être transféré à un autre programme ou projet ou  même être vendu. En cas de transfert, un document translatif de propriété doit être établi et versé au dossier. Si le matériel est vendu, la vente doit être réalisée conformément aux procédures du donateur des fonds.